Posted on

ระบบการจัดการเอกสาร DMS

ระบบการจัดการเอกสาร (อังกฤษ: Document management system) คือระบบคอมพิวเตอร์หรือกลุ่มของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการติดตามและเก็บบันทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ รูปภาพประกอบเอกสาร โดยใช้แนวคิดของ ระบบการจัดการเนื้อหา (Content management system ,CMS) ซึ่งมักจะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบของระบบการจัดงานภายในองค์กร (Enterprise content management system,ECM) ซึ่งมีความสัมพันธ์กับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล (Digital asset management system,DAM) นอกจากนี้ยังมีหัวข้อที่เกี่ยวข้องและมีความสัมพันธ์อีกเช่น ระบบจัดการเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การจัดการลำดับงาน (Workflow system) และระบบการเก็บบันทึก (Records management system)

ที่มาของระบบการจัดการเอกสาร

ที่มาของระบบการจัดการเอกสาร เริ่มตั้งแต่ทศวรรษที่ 80 โดยมีผู้เริ่มต้นพัฒนาซอฟแวร์ที่ใช้ในการจัดการ เอกสารพื้นฐานซึ่งเอกสารเหล่านี้ไม่ใช่เป็นเพียงแค่สิ่งที่ตีพิมพ์ออกมาเท่านั้นยังประกอบด้วย รูปถ่ายและภาพ พิมพ์ หลังจากนั้นได้มีการพัฒนาระบบการจัดการที่ 2 ขึ้นซึ่งสามารถจัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ นั่นคือ เอกสารหรือแฟ้มข้อมูลที่เกิดจากคอมพิวเตอร์ และมักจะอยู่ประจำเครื่องของผู้ใช้ และอีกไม่นานได้เกิด เทคโนโลยีระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้น (Electronic document management,EDM)โดยสามารถจัดการได้ทั้ง ประเภทเอกสารกรรมสิทธิ์ หรือ เอกสารที่จำกัดจำนวนรูปแบบของฟอร์แมทต่อมาเมื่อเทคโนโลยี ก้านหน้าขึ้น จึงมีการพัฒนาเป็น ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบอิมเมจหรือ (Document imaging system) โดยเป็นการมองในเชิงรูปธรรมโดยการถ่ายภาพเอกสาร และจัดทำดัชนีการจัดเก็บและสืบค้นในรูปแบบ ไฟล์ภาพ โดยระบบนี้ทำให้เกิดเครื่องแฟกซ์ ที่ใช้ในการบันทึกสำเนาของเอกสารให้เป็นรูปภาพและเก็บข้อมูล ระบบมี Security และสามารถค้นหาได้รวดเร็วโดยการเรียกอาจจะมีกระบวนการสกัดข้อความจากเอกสาร รูปภาพ และมีการใช้ text-indexer function ในช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารได้ EDM จึงเป็นระบบที่พัฒนาขึ้น เพื่อให้สามารถจัดการได้ทุกรูปแบบไฟล์ที่สามารถเก็บไว้ในเครือข่าย และมี Application มากขึ้นเพื่อให้สามารถ ทำงานครอบคลุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทุกรูปแบบ และปัจจุบันก็ได้มีการพัฒนา เครื่องมือและการรักษาความปลอดภัย และลำดับงาน (work flow) ให้ดีขึ้นเรื่อยๆ Continue reading ระบบการจัดการเอกสาร DMS